De overstap naar een nieuwe salarisadministratie, gecombineerd met personeelstekorten, zou voor elke organisatie een forse uitdaging zijn. Voeg daar ook nog eens een groot aantal regelingen en uitzonderingen bij de salarisverwerking aan toe, en het wordt duidelijk hoe hoog de nood was voor Promen. Deze organisatie, een samenwerkingsverband tussen zeven Zuid-Hollandse gemeenten, moest op korte termijn een oplossing vinden om de 1300 maandelijkse verloningen in goede banen te leiden. FITZ HR & Payroll werd in eerste instantie ingeschakeld om de administratie door te laten draaien. Later hielp het bedrijf met de migratie naar AFAS en verzorgt nu met FITZ BPO & Services zelfs de volledige salarisadministratie.
Promen biedt werkplekken aan mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Medewerkers worden ingezet in diverse disciplines, zoals groenvoorziening, schoonmaak, productie of beschut werk. De bijbehorende wet- en regelgeving maakt de administratie behoorlijk complex. De overstap naar een nieuw AFAS-systeem voor de salarisverwerking in 2019 viel bovendien samen met het uitvallen en vertrek van personeel op de salarisadministratie van Promen.
Corry van den Nieuwendijk, manager HR en organisatieontwikkeling bij Promen, vertelt over de uitdagingen: “Er zijn weinig organisaties zoals Promen. Door de samenstelling van ons personeelsbestand zijn bijna alle verloningen deels gesubsidieerd. Dat brengt een aantal ingewikkelde zaken met zich mee, zoals de loonkostensubsidie, in combinatie met regelingen als loonkostenvoordeel en lage-inkomensvoordeel. Daarnaast hebben wij medewerkers die voor een deel loon krijgen, maar ook deels in de bijstand zitten. Verder betalen wij voor sommige medewerkers ook de vaste lasten, en bij bovengemiddeld veel van ons personeel is loonbeslag opgelegd. De afdeling stond dus voor een flinke klus.”
Van losse klussen naar vaste samenwerking
De hoogste prioriteit voor Promen was het waarborgen van continuïteit. De arbeidsmarkt voor goed personeel bleek krap, terwijl het bedrijf tegelijkertijd de salarisadministratie naar een hoger niveau wilde tillen. Daarom ging Promen op zoek naar een externe partij die snel kon bijspringen.
FITZ HR & Payroll was al bekend bij Promen toen de overstap naar het nieuwe AFAS-systeem werd gemaakt. Sinds 2018 leverde het op kleine schaal advies en ondersteuning bij verschillende vraagstukken. Uiteindelijk werd ook voor dit traject gekozen voor FITZ HR & Payroll. Van den Nieuwendijk: “We zochten een partner met AFAS-expertise, die snel de situatie kon analyseren en stabiliseren. Na een aantal gesprekken, in combinatie met onze eerdere ervaringen, waren we overtuigd van de deskundigheid van FITZ HR & Payroll. Wat daarnaast doorslaggevend was, is dat persoonlijk contact bij FITZ HR & Payroll heel belangrijk is. Je hebt rechtstreeks contact met de mensen die het werk voor je doen, en daardoor kun je snel schakelen. Dat past ook heel goed bij onze organisatie."
De situatie was complexer dan we hadden voorgesteld
In eerste instantie hielp FITZ HR & Payroll met de salarisadministratie. Wij verzorgden zelf de invoer van de salarisgegevens, terwijl FITZ HR & Payroll verantwoordelijk was voor de controle, rapportages en aangiftes. Van den Nieuwendijk: “Al vrij snel werd duidelijk dat onze situatie complexer was dan we aanvankelijk dachten. Aan de ene kant dachten wij dat we verder waren met de inrichting van onze salarisadministratie, terwijl we aan de andere kant merkten dat de complexiteit ervan voor vertraging zorgde bij de gewenste optimalisaties."
Daarbij was er onzekerheid over het vinden van personeel voor de salarisadministratie, in combinatie met nieuwe wetgeving. Dit waren belangrijke redenen om te kijken naar het uitbesteden van de salarisadministratie, legt Van den Nieuwendijk uit: “Promen krimpt; de sociale werkvoorziening neemt af door de komst van de participatiewet, waardoor de uitstroom van onze mensen hoger ligt dan de instroom. Om flexibel te blijven, bleek het uitbesteden van de salarisadministratie de beste oplossing voor ons."
“Waar we aanvankelijk dachten dat we de administratie eenvoudig konden overdragen, bleek er meer tijd nodig dan verwacht om een stabiele basis voor ons administratiesysteem te creëren. Dat zorgde af en toe voor spanningen. We hebben regelmatig overleg gehad met FITZ HR & Payroll om alles op de rails te krijgen. Gelukkig merkte je dat zij er alles aan wilden doen om tot een goede oplossing te komen. Ze hebben zich echt in onze organisatie verdiept en door middel van gesprekken, onderzoek en goede verslaglegging ervoor gezorgd dat de salarisadministratie na enkele maanden op orde was."
Continuïteit in salarisverwerking, ongeacht toekomstige ontwikkelingen
Inmiddels is de salarisadministratie via AFAS al geruime tijd operationeel, en wordt er nu gekeken naar het verder optimaliseren van de administratie rondom subsidies. Van den Nieuwendijk: “Samen met FITZ HR & Payroll hebben we een lijst opgesteld met vijftien optimalisaties die we in de komende maanden gaan doorvoeren. We weten goed wat we aan elkaar hebben, en kunnen daarmee verder bouwen en optimaliseren, terwijl een van onze belangrijkste processen gewaarborgd blijft. Ons streven is dat Promen altijd een goede en kwalitatieve salarisverwerking heeft en houdt, wat er ook gebeurt."
Marco van Tessel, accountmanager bij FITZ: “Wij worden vaak ingeschakeld om snel bij te springen bij acute behoeften, zoals in dit geval om de salarisadministratie draaiende te houden. Ons doel is daarbij altijd om de klant snel te helpen met het directe probleem, maar tegelijkertijd kijken we graag hoe we op de lange termijn verbeteringen kunnen doorvoeren. Promen is hier een goed voorbeeld van. Onze ervaring met complexe administraties hebben we volledig kunnen benutten, waardoor we een stevig fundament hebben gelegd om toekomstige wijzigingen soepel door te voeren."
